Voor testers

Afspraak voor testers van mimo

Versie 2, 18 oktober 2026

Dit is een ontwerp. Een jurist kijkt de tekst nog na; als er iets verandert, laten we het je weten.

Wie. mimo is een dienst van Purple Robin BV, ondernemingsnummer en btw BE 0760.602.833, Terbeek 69, 3800 Sint-Truiden, hallo@talktomimo.com ("wij"). Jij test mimo op persoonlijke uitnodiging ("jij").

1. Wat mimo doet

Je neemt een gesprek op met je telefoon. mimo schrijft het uit, herkent de sprekers en maakt er een verslag van. Alles gebeurt op servers die wij zelf beheren, in België. Er gaat niets naar een clouddienst voor spraakherkenning of AI.

2. Een testversie

mimo is in ontwikkeling. Het kan fouten maken, haperen of een tijd niet bereikbaar zijn. Een verslag is een ontwerp door een AI: lees het na voor je het deelt of erop beslist. De test is gratis, je mag altijd stoppen, en wij mogen de test op elk moment beëindigen. We zeggen het dan minstens een week op voorhand, zodat je je verslagen kunt downloaden.

3. Wat je zelf doet

• Neem alleen gesprekken op waaraan je zelf deelneemt. Laat geen telefoon achter om een gesprek op te nemen waar je niet bij bent.
• Zeg vooraf aan de anderen dat je opneemt: waarvoor, dat mimo er een transcript en verslag van maakt, hoe lang dat bewaard wordt, en waar ze meer lezen (www.talktomimo.com/privacy-app). Bij een telefoon- of videogesprek: vraag het uitdrukkelijk. Maakt iemand bezwaar, neem dan niet op. Zit iemand in het buitenland, vraag dan altijd toestemming: daar gelden soms strengere regels.
• Neem geen gesprekken op over gezondheid, strafzaken of andere gevoelige zaken van derden, tenzij dat nodig is en de betrokkenen het weten.
• Ben je advocaat, accountant, arts of heb je om een andere reden een beroepsgeheim, neem dan geen gesprekken met cliënten of patiënten op tijdens deze test.
• Deel je login met niemand.

4. Wie wat mag met je gesprekken

• Gebruik je mimo voor je eigen onderneming, dan bepaal jij (of je onderneming) waarvoor de opnames dienen en verwerken wij ze alleen in jouw opdracht, om je je transcript en verslag te geven. Wij zijn dan "verwerker" in de zin van de AVG; de verwerkersvoorwaarden in de bijlage hieronder horen bij deze afspraak.
• We gebruiken je gesprekken niet om modellen te trainen, verkopen ze niet en bekijken ze niet, behalve als jij ons dat vraagt om een probleem op te lossen.
• Wie bij ons toegang heeft tot de servers: alleen de beheerder (Laurens Gilen). Hij is aan geheimhouding gebonden.
• Wil je mimo gebruiken voor je werk bij een werkgever, doe dat dan pas nadat je werkgever de verwerkersvoorwaarden heeft aanvaard. Wij sturen ze je graag toe.

5. Hoe lang we iets bewaren

• Audio: gewist zodra de verwerking klaar is (meestal binnen enkele minuten), ook als de verwerking mislukt.
• Transcript en verslag: 90 dagen, daarna automatisch gewist. Zet je bij een gesprek Bewaren aan, dan blijft het staan tot je het zelf wist of je account stopt. Eindigt de test, dan wissen we alles binnen 30 dagen, tenzij je overstapt naar een betaald abonnement. Je kunt elk gesprek op elk moment zelf wissen in de app.
• Back-ups: we maken elke dag een versleutelde back-up. Wat je wist (of wat na 90 dagen vervalt), kan daar nog tot ongeveer zes weken in staan; daarna is het ook daar weg. We gebruiken back-ups alleen om de dienst na een storing te herstellen, en wissen dan opnieuw wat je intussen gewist had.
• Op je telefoon: de app houdt je laatste transcript en verslag bij in je browser, tot je uitlogt of een nieuwe opname maakt.

6. Feedback

Onder elk verslag kun je zeggen wat je ervan vindt. Je antwoorden gebruiken we om mimo te verbeteren. Ze worden samen met het gesprek gewist. Schrijf in je feedback liefst geen inhoud van het gesprek. De inhoud van je gesprekken gebruiken we niet om mimo te verbeteren, tenzij je ons een gesprek uitdrukkelijk bezorgt.

7. Aansprakelijkheid

mimo is een gratis testversie zonder garantie. Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door een fout in een transcript of verslag, of doordat de dienst niet beschikbaar was, behalve bij opzet of grove fout. Dit beperkt de rechten die jij of anderen hebben onder de privacywetgeving (AVG) niet.

8. Vragen en stoppen

Mail naar hallo@talktomimo.com. Wil je stoppen, dan wissen we op je vraag je account en al je gesprekken binnen 7 dagen (in back-ups volgens punt 5). Stopt de test voor iedereen, dan wissen we alles binnen 30 dagen na het einde. Op deze afspraak is het Belgische recht van toepassing.

Bijlage. Verwerkersvoorwaarden (artikel 28 AVG)

Deze voorwaarden gelden wanneer wij gesprekken verwerken in opdracht van jou, je onderneming of je werkgever.

1. Partijen. Purple Robin BV (ondernemingsnummer 0760.602.833) is verwerker. De tester, zijn of haar onderneming of werkgever is verwerkingsverantwoordelijke ("de verantwoordelijke").
2. De verwerking. Onderwerp: gesprekken uitschrijven en er een verslag van maken. Duur: de test, plus de wistermijn van punt 9. Aard: audio ontvangen, uitschrijven, sprekers uit elkaar houden, samenvatten, bewaren, wissen. Doel: de gebruiker zijn of haar transcript en verslag geven. Gegevens: geluidsopnames, transcripten, verslagen en de sprekersnamen die de gebruiker intypt; mogelijk ook bijzondere gegevens die in een gesprek ter sprake komen. Betrokkenen: de gebruiker en iedereen die in een opname spreekt.
3. Instructies. Het gebruik van de app door de gebruiker is de instructie. Wij verwerken de gegevens voor niets anders, trainen er geen modellen mee en geven ze niet door naar buiten de Europese Economische Ruimte, behalve de vooraf versleutelde back-up in iCloud (punt 6).
4. Vertrouwelijkheid. Alleen de beheerder (Laurens Gilen) heeft toegang. Hij is aan geheimhouding gebonden.
5. Beveiliging. De maatregelen uit de privacyverklaring van de app: versleuteld verkeer en versleutelde schijven, wachtwoorden versleuteld opgeslagen, blokkering na herhaalde foute logins, audio gewist na verwerking, geen AI-diensten van derden.
6. Subverwerkers. Contabo GmbH (Duitsland): de doorgeefserver, die alleen versleuteld verkeer en verbindingsgegevens ziet. Tailscale: het versleutelde privénetwerk tussen onze servers. Apple (iCloud): bewaart de dagelijkse back-up, die wij vooraf versleutelen; Apple heeft de sleutel niet. De verantwoordelijke geeft hiervoor algemene toestemming. Een wijziging melden we 14 dagen vooraf; de verantwoordelijke kan bezwaar maken of stoppen.
7. Hulp. Een verzoek van een betrokkene geven we binnen 5 werkdagen door aan de gebruiker; de app heeft de middelen om te wissen. We helpen bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als de verantwoordelijke er een maakt.
8. Datalek. We melden een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging aan de verantwoordelijke, zo mogelijk binnen 48 uur, met wat op dat moment bekend is.
9. Einde. We wissen alles binnen 30 dagen na het einde van de test of op verzoek, tenzij de verantwoordelijke het eerst gedownload heeft. Back-ups verlopen volgens de back-uptermijn van punt 5 van de afspraak.
10. Informatie en audit. We beantwoorden vragen schriftelijk. Een audit kan na afspraak, op kosten van de verantwoordelijke.
11. Waarschuwing. We melden het de verantwoordelijke als een instructie volgens ons in strijd is met de wet.